Har du hørt uttrykket «virtuell assistent»? Konseptet er relativt nytt i Norge, så det er ikke så rart om du er usikker på hva det innebærer. Er det en robot? Chatbot med dårlig norsk?
Ledere i dag har ofte mange forskjellige hatter som skal passe i løpet av en dag. Det er HR, det er markedsføring, det er salg, det er oppdatering av nettside, det er møtebooking og leadsgenerering. Så var det dokumenter som skulle vært oversatt, nyhetsbrev som skulle vært sendt ut (og ikke minst skrevet først!), tilbud som skulle vært skrevet og sendt, fakturering som skulle vært fulgt opp og bilag som skulle vært registrert. Det er ikke rart at stressnivået hos mange ledere i dag er på rødt nivå!
Det er klart at du kan ansette noen til å hjelpe deg. Kanskje har du allerede gjort det. Likevel virker det som om tiden rett og slett ikke strekker til. Og siden arbeidsmengden varierer fra måned til måned, har du egentlig ikke bruk for flere i fast stilling enda.
Vi har løsningen – en virtuell assistent kan hjelpe deg!
Men, hva er en virtuell assistent?
En virtuell assistent tilbyr diverse tjenester innen administrative oppgaver. Virtuelle assistenter leies inn på timebasis for å avlaste mindre eller mellomstore bedrifter med diverse oppgaver. Dette kan være alt fra research til fakturering, fra innhenting av tilbud til oppdatering av nettsiden eller bedriftssiden på sosiale medier. Noen virtuelle assistenter kan også hjelpe med språktjenester som oversettelser, korrekturlesning, digital markedsføring eller innholdsproduksjon til blogg og sosiale medier.
Er en virtuell assistent egentlig en robot?
Nei! Mange tror at virtuelle assistenter er upersonlige roboter eller AI. Men det er ikke tilfellet. ‘Virtuell’ i denne sammenheng betyr bare at vedkommende jobber digitalt – noe vi blir mer og mer vant til i samfunnet i dag.
Med andre ord: En vanlig assistent befinner seg ved siden av deg, og du kan se og snakke med vedkommende direkte. En virtuell assistent derimot, jobber fra eget kontor. All kommunikasjon foregår digitalt. Det betyr at en virtuell assistent kan bistå kunder over hele landet, eller hele verden!
Så betyr det at en virtuell assistent er upersonlig?
Overhodet ikke. Det sitter et menneske i andre enden som du kan kommunisere med på telefon, videokonferanser og i enkelte tilfeller møte personlig ved behov. Du kan bygge en jobbrelasjon med en bestemt virtuell assistent som kan bli kjent med bedriften din, og utføre de oppgaver du måtte ønske. For mange bedrifter er en virtuell assistent nesten som en ekstra-ansatt, bare uten de økonomiske forpliktelsene det innebærer. De kan delta på avdelingsmøter, og representere bedriften din som konsulenter ovenfor tredjeparter, dersom du ønsker det!
Hva kan en virtuell assistent gjøre for meg?
En virtuell assistent kan hjelpe deg med nesten hva som helst du trenger, innen de områdene de tilbyr og spesialiserer i. Ulike organisasjoner har ulike behov, men eksempler på hva en virtuell assistent kan gjøre for deg er:
· Presentasjonsarbeid
· Dokumentbehandling
· Fakturering
· Møtekoordinering
· Reiseplanlegging
· Budsjettering, forhandling og innkjøp
· Kandidatsøk eller referansesjekk
· Kundestøtte
– og mange andre ting.
Fordeler med å bruke en virtuell assistent
Det er mange fordeler med å bruke en virtuell assistent, men de viktigste er:
Mer tid
Tid er en viktig ressurs, uavhengig av bransje, rolle eller størrelse på bedriften. Enkelte oppgaver krever høyere prioritet enn andre – og ofte er det administrasjonsoppgavene som velges bort i hverdagen. Siden disse oppgavene også må gjøres på et tidspunkt, benyttes overtidsarbeid i kvelder eller helger for å komme i mål. Når du leier inn en virtuell assistent, sikrer du at alt blir utført, uten å risikere utbrenthet hos deg selv eller medarbeiderne dine. Dermed frigjør du tid til kjerneoppgaver i bedriften.
Fleksibilitet
Du kan engasjere en virtuell assistent når som helst, og betale bare for effektivt arbeid. Det er en stor fordel i forhold til ansatte hvor, uavhengig av mengden arbeid, du betaler det samme hver uke eller måned. Du kan leie en virtuell assistent for 2 timer per uke, og du slipper arbeidsgiveravgifter og lønnskjøringer m.m. Denne fleksibiliteten betyr at du har full kontroll over prosjekter og budsjetter, og du kan enkelt skalere opp eller ned ved behov.
Besparelser
Et spørsmål vi ofte får er: Er det dyrt å leie en virtuell assistent? Det kommer selvfølgelig helt an på hvem du engasjerer. Men du bør ta følgende med i vurderingen av hvor dyrt du føler det er: Virtuelle assistenter er selvstendig næringsdrivende, så det betyr at du ikke betaler arbeidsgiveravgift, feriepenger, sykepenger, yrkesskadeforsikring, overtidsbetaling eller ansattfordeler. I tillegg til alt dette, kan du stryke kostnader til kontorplass, datamaskin, nøkkelkort eller andre ting som du vanligvis skaffer til veie for en fast ansatt.
-
En virtuell assistent jobber konsentrert og motivert for timespris, og noen rapporter indikerer at virtuelle assistenter kan spare deg opptil 70 % av driftskostnader og øke produktiviteten!
Så, for å oppsummere: Når du leier inn en virtuell assistent, får du kompetent hjelp til lave priser, når som helst du måtte trenge det.
Er det trygt å leie en virtuell assistent?
Det kan være skummelt å prøve noe nytt, men husk at virtuelle assistenter egentlig ikke er noe nytt på markedet. I 1995 skrev Christine Durst boken “The Second Commute”, hvor hun beskrev fordeler med å bruke internett for å jobbe hjemmefra. I dag er det mellom 25 og 30 millioner virtuelle assistenter verden rundt.
Selvfølgelig bør du sjekke referanser før du inngår samarbeidsavtaler, men det er svært lav risiko forbundet med å leie inn en virtuell assistent. Du betaler jo bare for effektivt arbeid, så hvis dette arbeidet ikke er tilfredsstillende, eller samarbeidet ikke fungerer, kan du velge å avslutte samarbeidet der og da.
Og hvis du er bekymret over at assistenten din skal jobbe med personopplysninger eller annen konfidensiell informasjon, har vi gode nyheter! De fleste virtuelle assistenter er villige til å signere en taushetserklæring før man begynner samarbeidet.
Trenger jeg en virtuell assistent?
Et klart tegn på at du trenger en virtuell assistent er at du føler deg stresset, overarbeidet og nedlesset av arbeidsoppgaver.
Men det er ikke bare i disse tilfellene at det kan være lurt å leie inn en virtuell assistent for litt ekstra støtte.
Bruker du mye tid på arbeidsoppgaver som må utføres, men som ikke egentlig hjelper deg nå dine mål? Kommer du aldri til bunnen på oppgavelisten? Har du en innboks med mange ubesvarte e-poster? Eller, svarer du på e-post når du egentlig skal være på ferie? Klarer du å fullstendig koble fra jobben?
Hvis du hadde noen som hjalp deg med to timer av arbeidet ditt hver dag – ville det påvirket livs- og arbeidskvaliteten din?
Hvis svaret er ja, trenger du en virtuell assistent!
Hvor får jeg tak i en virtuell assistent?
Det er flere steder du kan finner en virtuell assistent. Du kan lage en annonse og legge den opp på frilansernettsteder som UpWork eller Fiverr. Du kan også bruke en søkemotor som Google for å finne bedrifter som tilbyr tjenester du leter etter.
– Eller du ta kontakt med Sekretær.no – hvor du kan finne erfarne og profesjonelle virtuelle assistenter, slik at du kan fokusere på dine kjerneoppgaver!
